Îți amintești sentimentul de ușurare pe care l-ai avut atunci când ai trecut un examen cu nota dorită? Sau atunci când ai predat un proiect la care ai lucrat mult timp.

În contrast este momentul în care nu ai obținut nota pe care ți-o doreaila examen. Sau, când nu ai reușit să predai proiectul. Ai simțit tensiune și disconfort.

A fi agil înseamnă a reacționa la timp la mediul în care te afli. Trebuie să îți antrenezi capacitatea de a îți focaliza anteția toate simțurile și gândirea pentru a te adapta la situație. Astfel încât să îți poziționezi comportamentul și limbajul, schimbându-ți în mod conștient cursul acțiunii. Agilitatea este ușor de înțeles atunci când te gândești la sport. Dar acum haideți să previzualizăm modelele disponibile pentru a o înțelege din perspectiva minții.

În 1960, psihologii cercetători Miller, Gallanter și Pribram au dezvoltat o strategie de planificare și rezolvare a problemelor. Ei au formulat-o în termeni de bucle de feedback, numită TOTE. Aceasta vine de la "Test-Operate-Test-Exit". Autorii au folosit-o pentru a explica mecanismul de autocontrol. În urmărirea provocării, efectuați operațiuni și observații pentru a verifica dacă v-ați atins (sau nu) obiectivele declarate ale provocării.

Premisa TOTE este că principalul algoritm de rezolvare a problemelor într-un sistem complex este de a testa:
1. Unde se află în prezent sistemul: Test¹;
2. Apoi, începerea operațiunilor pentru a produce schimbarea dorită: Operații (Operate în engleză);
3. Apoi, repetați testul. Test²; Dacă nu sunt îndeplinite criteriile Test², se repetă etapa Operate. Procedezi astfel până când obțineți un răspuns satisfăcător, ceea ce înseamnă că sunt îndeplinite criteriile: Ieșire (Exit). În acest moment, procesul este complet și se încheie.

Acesta este momentul în care răsufli ușurat și te întrebi ce trebuie să faci în continuare.

Puteți utiliza acest model în multe discipline în care sunt aplicabile metodele iterative. Printre acestea se numără ingineria, inteligența artificială și cibernetica. În psihologie, practicienii NLP valorifică pașii iterativi pentru a accelera schimbarea individuală prin accesarea unei secvențe de pași - gânduri și comportamente - care stau la baza rezultatelor.  Pentru schimbare, înțelegerea secvenței actuale de pași a individului care nu favorizează un rezultat dorit și înlocuirea acestor pași cu o secvență care va permite obținerea rezultatului dorit.

O altă metodă utilă a fost creată de statisticianul Walter A. Shewart și dezvoltată ulterior de consultantul în management W. Edwards Deming: "Plan-Do-Check-Act" (PDCA). Începând cu anii 1950, PDCA a devenit una dintre cele mai cunoscute metode de ghidare a îmbunătățirii continue din lume. 

Metoda PDCA este, de asemenea, un proces iterativ util. Este utilă pentru a desluși sisteme complexe, bazate pe multe bucle de feedback. Este cunoscută și utilizată în special în industriile de producție și de servicii pentru a crea o îmbunătățire continuă. Mai recent, practicile de management al calității totale au devenit utilizate pe scară largă în mediile medicale, oferind măsurători și confirmarea consecvenței și calității în practicile cheie. 

Chiar dacă nici modelul TOTE, nici modelul PDCA nu stabilesc în mod explicit un obiectiv, valoarea implicită a modelelor este aceea de a permite atingerea cu succes a unui obiectiv definit de utilizator.  Stabilirea obiectivelor este cheia îmbunătățirii continue într-un sistem complex. Stabilirea unui obiectiv și utilizarea unuia dintre aceste modele iterative pentru o direcție clară, apoi provocarea constă în a deveni sau a face ceva din ce în ce mai bun. Un sistem complex este mai mult decât o bucată de tehnologie care se comportă într-un mod liniar. Acesta are aspecte de neliniaritate și comportament haotic. Identificarea modelelor care stau la baza comportamentelor face posibilă atingerea unor obiective dorite, care anterior nu puteau fi atinse.  Odată ce modelele ineficiente sunt identificate, acestea pot fi înlocuite în mod strategic cu un model conceput pentru realizarea cu succes a obiectivelor. În relațiile neliniare, schimbările în rezultatul nu sunt direct proporționale cu schimbările în intrări.  

În mod evident, trăim într-un sistem complex și dorim să avem un impact pozitiv și să influențăm rezultatele. Abordările simple de tip cauză-efect sunt susceptibile de a nu reuși sau de a eșua complet. Este nevoie de un proces diferit. 

Pentru a avea un proces complet pentru o schimbare de succes, trebuie să dezvoltați 3 piloni:

1.    Stabilirea obiectivelor;
2.    Creșterea acuității senzorială; și
3.    Practicarea Flexibilității

TOTE și PDCA se bazează pe aceste fundamente. Putem observa că pentru a testa avem nevoie de o diferență. Această diferență este diferența dintre situația actuală și situația dorită, sau situația țintă. În modelul PDCA, stabilim acest lucru în etapa de Planificare. Identificăm cauzele centrale, recunoaștem și ierarhizăm domeniile și oportunitățile de îmbunătățire. În acest fel, clarificăm situația actuală în contrast cu situația țintă sau dorită percepută.

Urmează apoi etapa de Operare sau Do / Acțiune în modelul PDCA. Acesta este momentul în care puneți în aplicare schimbările planificate la scară mică sau prin mici proiecte pilot. În cazul schimbării personale, etapa Do poate fi un exercițiu mental de "pas în viitor". Pentru fiecare schimbare propusă, testați ideea. Apoi colectați datele pentru a susține următoarea etapă, oferindu-vă o comparație "înainte-după".

Etapa de Verificare din modelul PDCA veți vedea că uneori se numește etapa de Studiu. Verificarea, precum și cea de-a doua etapă de testare din modelul TOTE sunt procese-cheie pentru extragerea lecțiilor învățate. Etapele de Verificare și de Testare au rolul de a verifica cât de aproape v-ați apropiat de obiectivul propus. Aceasta este etapa sau stadiul în care are loc învățarea: în care obțineți cunoștințe din experiență.

Etapa Acțiune (Act) final este un proces prin care se decide dacă se continuă bucla. Sau adoptarea unor metode de schimbare. Sau abandonarea procesului. Aceasta coincide cu etapa de Ieșire din modelul TOTE.

Atât TOTE, cât și PDCA pot funcționa ca iterații în "buclă dublă". De fapt, aceasta este adevărata putere a modelelor TOTE și PDCA - atunci când se repetă după introducerea unei schimbări cheie, se poate verifica dacă acea schimbare a fost cheia pentru obținerea rezultatului dorit sau îmbunătățit.  Ființele umane sunt exemplele principale de sisteme complexe. De asemenea, putem fi văzuți ca un sistem complex imbricați într-un sistem complex mai mare. În situații reale, oamenii caută rezultate atât în sistemul uman individual, cât și în sistemul de mediu mai larg al individului. Schimbarea la nivel individual poate provoca schimbări planificate sau neplanificate în sistemul complex de mediu. Cu o planificare abilă și aceste procese iterative, schimbarea dorită se poate manifesta în ambele sisteme complexe. Putem obține atât un sentiment de realizare personală, cât și un sentiment de realizare a unei schimbări intenționate în mediul de afaceri.  Prin urmare, "bucla dublă" face posibilă schimbarea intenționată la nivel individual și la nivelul sistemului în care lucrează.  

Atunci când lucrăm pentru atingerea obiectivelor noastre, trebuie să ne ocupăm atât de stările interne, cât și de rezultatele externe. Încercăm să le atingem printr-o serie de experimente științifice. Acest lucru se datorează faptului că la fiecare iterație obținem un nou set de date. Pe baza datelor specifice, creăm noi semnificații și algoritmi. Așadar, acțiunile care determină fiecare pas Do / Acțune în crearea rezultatelor (externe) depind de starea umană (internă). Deoarece depindem de starea umană, avem un alt ciclu de îmbunătățire pentru a lua în considerare descoperirea procesului uman. În această descoperire, învățați factorii cheie de succes care sunt infinit de infinit în propria stare internă și descoperiți cum să vă schimbați într-un proces de îmbunătățire continuă. Și, nu doar făcând îmbunătățiri în lumea exterioară, ați realizat un proces cu dublă buclă care ar putea duce la sustenabilitate. Angajarea în inițiative provocatoare cu această mentalitate este scopul nostru în dezvoltarea organizațiilor și a întreprinderilor către o viziune de sustenabilitate a sistemului.

Pentru a recapitula, ne propunem să ne concentrăm pe prima buclă în a ne dezvolta într-o manieră agilă în contextul îmbunătățirii continue tradiționale în timpul unui proiect. Astfel, în timp ce facem îmbunătățirea continuă a proceselor de afaceri, conectăm schimbarea la nivel individual și consolidăm procesul de afaceri. În acest fel, ne amplificăm impactul și creștem satisfacția de a fi eficienți și de a crea schimbări pozitive. În plus, schimbarea consolidată reciproc este durabilă, deoarece schimbările duble sunt în concert, în loc să existe rezistență din partea unei surse sau a alteia. Mai mult, experiența acestei schimbări individuale este o experiență de agilitate umană, iar experiența creării unei schimbări în sistemul mai larg îi dă individului puterea de a-și aprecia propria capacitate de a face schimbări strategice și de a se adapta rapid.  

La Mind Master avem tehnologia necesară pentru a transforma conceptele de mai sus în aplicații practice cu suport digital.

1. Direcția: Companion digital pe trei niveluri pentru Viziune, Obiective și Provocări.
2. Acuitate: Peste patruzeci de chestionare de afaceri relevante pentru afaceri pentru a identifica cea mai relevantă mentalitate și modelul de comportament folosind programul de evaluare a potențialului dezvoltat de compania elvețiană IMDE.
3. Agilitate: "Agile Companion", un instrument pentru observarea zilnică și antrenarea intenționată a dezvoltării comportamentale și cognitive. Acesta oferă un feedback ciclic ultra-rapid, precum și o perspectivă inovatoare asupra complexității dinamice a propriului proces de schimbare.  

Despre autor, Cătălin Zaharia: M.D., E.C.P., B.Eng., Professional Coach
Din 2004 a lucrat cu principiile TOTE, iar ulterior a oferit consultanță membrilor consiliilor de administrație și a antrenat echipe de top management în utilizarea PDCA în inițiativele de îmbunătățire continuă. Are o vastă experiență în organizarea de programe de training și coaching pentru sute de manageri pentru a fi mai eficienți în proiectele Lean. Cătălin are diplome de absolvire în Health Care Management și BioMedical Informatics și a terminat facultatea de medicină cu rezidențiat în psihiatrie. În prezent, Cătălin practică, predă și face cercetare în psihoterapia neuro-lingvistică. Este consultant și coach în afaceri.