Cu toate că organizaţiile fac eforturi vizibile pentru a îmbunătăţi comunicarea, numeroşi angajaţi se plâng în continuare de deficienţe în comunicare...

Unul din motive constă în faptul că mulţi consideră comunicarea o abilitate de la sine înțeleasă. De fapt toţi ştim să vorbim, nu-i aşa?!

Deși se organizează multe traininguri pe această temă, sentimentul comun al multor angajaţi e că nu sunt ascultaţi, că ceea ce spun nu e auzit şi luat în seamă. Pe de altă parte, managerii consideră că fac mari eforturi pentru a transmite mesajele conducerii către colegi astfel încât ele să fie bine înțelese.

Este comunicarea slabă sau mai degrabă astfel o percepem?

Indiferent care e răspunsul la acestă întrebare, slaba comunicare creşte costurile şi reduce eficienţa deoarece:

- scade productivitatea

- creşte insatisfacţia

- favorizează fluctuaţia personalului

- favorizează absenteismul

- duce la dificultăți în înţelegerea strategiei companiei

În cele mai multe cazuri comunicarea în companie este criticată, iar acest lucru e făcut în termenii 'comunicare proastă' sau 'nouă niciodată nu ne este oferită suficientă informaţie'  - în limbaj curent 'nouă nu ne-a spus mai nimic'.

Acestor tipuri de critică este greu să le găseşti răspuns pentru că nu identifică cu adevărat problema în procesul comunicării. Rezultatul este că nu se schimbă nimic în felul în care se comunică, presupunându-se că nimic nu poate fi făcut, sau că acolo nu e nimic de schimbat dacă nu putem identifica care sunt 'defectele în comunicare'. O altă reacţie e să se facă mai mult din ceea ce se face deja:

• creştem tonul vocii,
• repetăm cuvintele pe care tocmai le-am rostit,
• alcătuim propoziţiile cu aceleaşi generalizări
• păstram postura şi mimica încordată
• deformăm mesajul prin crearea de legături care în fapt nu există

Deci, ce este de făcut?

Sunt o serie de moduri în care comunicarea poate fi facută eficient.

1. Un prim pas este să înţelegem că a comunica eficient nu este simplă 'pălăvrăgeală' sau 'vorbit' aşa cum ne-a învăţat familia sau şcoala. Acestă presupunere blochează procesul învăţării unui mod eficient de comunicare.

Credem că ar trebui să comunicăm la fel cu toată lumea și că metoda x sau y învăţată la training este suficientă.

Adevărul e că suntem persoane cu un bagaj genetic şi educaţional atât de diferit, încât fiecare individ ar trebui să aibă manualul lui de comunicare încă de la naştere. Și asta deoarece auzul, ritmul vorbirii cu care suntem obişnuiţi din familie și îl înţelegem cel mai bine, sunt diferite. Iar filtrele legate de convingerile noastre -  pur şi simplu elimină bucăţi întregi din conţinutul comunicării.

2. Este util să ne dăm seama că 'a comunica' este un proces, iar 'comunicarea' e substantivizarea acestuia. Un substantiv evocă ceva static, pe când un verb evocă un proces, ceva care e în dinamică şi poate fi schimbat. De aceea e util să ne uităm la verbul 'a comunica' și nu la substantivul 'comunicare'.

3. Recepţionăm informaţiile în mod senzorial, şi le redăm apoi senzorial şi lingvistic. Modalitatea senzorială de comunicare presupune şi ea o preferinţă de tip vizual, auditiv sau kinestezic. La nivelul cel mai de bază este important dacă alegem să ne prezentăm informaţia sub formă de imagini, vorbit sau în scris.

4. Asigură-te de câte ori poţi că vei obţine comunicare 'în ambele sensuri'. Fă posibilă oportunitatea de a pune întrebări, discuţii, clarificări ale punctelor cheie. Mesaje, emailuri, notificări, multe altele pot fi neînţelese, deformate sau pur şi simplu eliminate.

5. Atunci când comunicăm bine, alegem nivelul potrivit de detaliu pentru ca audienţa să îl înțeleagă. Prea multe detalii vor supraîncărca procesarea conştientă a informaţiilor şi va comuta atenţia auditoriului. Pe de altă parte, prea puţină informaţie va crea insatisfacţie şi impresia că ceva este ascuns sau evitat.

6. In frazele folosite e nevoie de un limbaj pe care auditoriul îl înţelege, fără prea mult jargon, pe cât posibil să conţină la început evocarea unor experienţe cunoscute auditoriului.

7. Întâlnim des situaţia în care oamenii comunică pe un anumit subiect la intervale prea mari de timp. Şi asta devine evident când una din părţi devine nemulţumită. Sau situaţia când provocăm iritare repetând ceea ce deja a fost auzit. A fi eficient presupune să avem un scop clar al comunicării şi să adaptăm în timp frecvenţa cu care comunicăm.

8. Apoi, momentul în care facem această comunicare este important. Decât să presupunem că cel mai bun moment e când colegul a terminat treaba pe ziua respectivă şi vrea să plece, mai bine îl întrebăm şi stabilim de comun acord un moment potrivit.

9. Când avem pretenţia ca cei de lângă noi să comunice clar şi bine, ar fi bine să ne asigurăm că au abilitatea de a o face. Şi asta include abilităţi de comunicare în scris, abilităţi de prezentare sau de facilitare a întâlnirilor de grup.

10. Uneori este nevoie să investim timp şi energie pentru a instrui pe cel cu care comunicăm despre modul în care înţelegem cel mai bine informaţia. Iar investiţia ne va aduce beneficiul unei comunicări eficiente şi confortabile.

Dacă îți dorești să înveți cum să-ți adaptezi limbajul la auditoriu, care sunt canalele de comunicare pe care să le folosești pentru ca mesajele tale să fie înțelese, vino să afli de la profesioniști, vezi detalii...